Af: Mikael Hansen
Aarhus Kommune har siden 2016 haft et kørselskontor, som koordinerer kommunens lovfæstede kørselstilbud til borgerne. Kørselskontoret skulle igennem en hård og kaotisk periode, før målsætningen om rationalisering af kørselstilbuddene kunne realiseres.
Aarhus Kommune tog fat på koordinering af sine specialkørselsopgaver i 2014, hvor byrådet besluttede et oprette et kørselskontor under Borgmesterens Afdeling til koordinering og rationalisering af kørselsopgaverne. Forud for dette havde en række analyser, udført af Deloitte for Finansministeriet, påvist betydelige rationaliseringsmuligheder på specialkørselsområdet. Dette medførte en reduktion af statens bloktilskud til kommunerne fra 2013. Så motivet hos Aarhus Kommune var klart og tydeligt: Der kunne og skulle rationaliseres uden at skære i serviceniveauet.
Specialkørsel i en kommune er en pose blandede bolsjer at vidt forskelligt størrelse, styrke og smag, så det er noget af en opgave at samle og koordinere de mange kørselstyper. Der skal tages mange hensyn, alt kan ikke drives efter fælles, strømlinede retningslinjer. Nogle af kørselstyperne kræver, at der tages individuelle hensyn til passagererne. Blandt de komplicerede opgaver er kørsel med specialskoleelever og med voksne handicappede.
Tidligere her på portalen og i Nyhedsbrevet Kollektiv Trafik er gennem de seneste 20 år beskrevet mange eksempler på kørselskoordinering i kommuner. Men de største kommuner har været blandt de sidste til at tage fat på kørselskoordinering.
En kaotisk start
Strategien i Aarhus Kommune var fra starten af bruge Midttrafiks Flextrafik som udførende led. Kommunen skulle stå for visitering og kørselsplanlægning, men Midttrafik skulle stå for udbud af kørslen og den såkaldte vognstyring – altså fordeling af ture på de enkelte vogne.
Efter en lang og intens planlægningsperiode gik kørselskontoret i drift med den nye ordning 1. august 2016.
Afdelingschef og daglig leder af kørselskontoret Steen Bligaard fortæller:
-Vores start var turbulent og kaotisk. Forældre til specialskolebørn og chauffører ringede i stort tal og lagde vores kørselskontor ned i den første særlig vanskelige periode. Det var heller ikke særlig nemt for borgerne at vide, om det nu var kørselskontoret eller Midttrafik, der skulle løse den konkrete problemer.
Det viste sig hurtigt, at Kommunens og Midttrafiks IT-systemer ikke passede sammen, og det derfor var meget svært at udveksle informationer. Der var og er rigtig mange detaljer, som skal udveksles i de komplekse kørsler.
Et strategisk skift
Steen Bligaard fortæller, at Aarhus Kommune ret hurtigt ændrede strategi og arbejdsfordeling i den koordinerede kørsel:
-Vi opgav den oprindelige arbejdsfordeling med Midttrafik. Kørselskontoret overtog vognstyringen og udbud for de komplekse kørsler, men Midttrafik beholdt individuel handicapkørsel samt læge- og tandlægekørsel. Det er stadig Aarhus Kommune, der foretager visitationen til disse kørsler og betaler regningen, men disse kørsler udføres af Midttrafiks Flextrafik. Al visitation ligger fortsat i de enkelte kommunale forvaltninger.
-Vores problem med de komplekse kørsler var at fastholde det serviceniveau, som byrådet havde fastlagt. På en række punkter er det højere, end lovgivningen kræver. Det handler blandt andet om, at det er den samme chauffør hver dag, og der er flere, der får bevilget individuel kørsel, end loven kræver.
Ét af de vigtigste redskaber til rationalisering af specialkørsel er øget brug af samkørsel. Det bruges også af kørselskontoret, men kun efter en kritisk vurdering:
-Vi kører for eksempel ikke specialskoleelever og ældre borgere i samme vogn, men indenfor grupperne bruger vi samkørsel så meget vi kan, men altid ud fra en individuel vurdering af borgerens behov, forklarer Steen Bligaard.
To operatørkontrakter
Steen Bligaard fortæller, at kørselskontoret har opdelt kørslen på flere delaftaler:
-Vi har f.eks. to specialskoler i Aarhus Kommune. Den ene operatør betjener den ene specialskole samt ældreområdet, dvs. kørsel af ældre til genoptræning og aktivitetscentre. Den anden operatør betjener den anden specialskole samt handicapområdet. Det betyder, at begge operatører har deres vogne og chauffører beskæftiget i flere timer om dagen. De begynder dagen med specialskoleelever og kan så fortsætte med ældre- eller handicapkørsel, og eftermiddagen er også tilrettelagt, så opgaverne afløser hinanden.
Morgentrafikken er den største. Her har Aarhus Kommune 250-300 vogne på gaden. Senere på dagen kan opgaverne klares med lidt færre vogne.
-Vi har et meget tæt samspil med operatørerne og deres chauffører, siger Steen Bligaard og fortsætter:
-Der er rigtig mange informationer, der skal kommunikeres. Meget af kørslen med specialskoleelever er skemalagt ned til mindste detalje – afhentning og aflevering er i mange tilfælde meget detaljeret beskrevet af hensyn til både sikkerhed og stabilitet for de mange sårbare børn. Jo flere detaljer, jo flere ændringer kan der forekomme.
Steen Bligaard udtrykker sin beundring for den måde chaufførerne i specialkørslen klarer de store menneskelige udfordringer, de er udsat for hver eneste dag.
Viden, kvalitet og økonomi
Har kørselskontoret i Aarhus Kommune nået målene omkring kvalitet, transportfaglig viden og økonomien?
Steen Bligaard slår fast, at kørselskontoret nu råder over en viden om specialkørslen, som ikke eksisterede før. Han siger:
-Vi har fået det faglige overblik, som var ét af formålene med at oprette kørselskontoret. Vi har på den måde opnået en professionalisering, som også breder sig ud til operatørerne, chaufførerne og institutionerne. Meget af det, vi i dag kalder kørselsdata, var tidligere en uformel viden hos decentrale bestillere, chauffører og vognmænd. Vi hører mange historier om, hvordan det var tidligere, og alle historier afslører, hvor personafhængige og ustabile de gamle uformelle systemer var.
-Det hører med til billedet, at vi har en helt anderledes operatørbranche i dag end tidligere - meget mere kvalitetsbevidst og effektiv. Vi stiller også øgede krav i vores udbud, bl.a. til chaufførernes uddannelse og deltagelse i efteruddannelse. Der kan gøres meget mere på dette område, og her følges bestillere og operatører ad i en efter min mening meget positiv udvikling.
-Vi er i dag 10 fuldtids medarbejdere i kørselskontoret samt 5 studentermedhjælpere. Vi har tilsammen en unik viden, som vi gerne vil udnytte endnu bedre. Vi er ved at være klar til udviklingsprojekter, hvor vi gerne vil gøre det nemmere for borgerne at bestille og ændre kørsel bl.a. gennem app-løsninger.
- Den økonomiske rationalisering, som også var et vigtigt mål, har vi ikke helt opnået endnu. Vi er stort set på samme udgiftsniveau, som det vi forventede, da vi startede i 2016. Det kaotiske forløb i starten kostede lærepenge på flere måder, både i forhold til vores arbejdsfordeling som beskrevet, men også i form af højere omkostningsniveau. Men vi har forbedret økonomien markant siden 2018 og forventer at fortsætte den positive udvikling i de kommende år, slutter Steen Bligaard, afdelingsleder i Aarhus Kommune og leder af kørselskontoret.